特定技能外国人の受け入れを開始した企業の担当者様が、実務で最も迷いやすいのが「定期面談」の運用です。特定技能制度では、ただ雇用するだけでなく、3ヶ月に1回以上の面談が法律で義務付けられています。

本記事では、法務省の運用要領に基づき、支援担当者が面談で「具体的に何をすべきか」「どのような法的義務があるのか」を、初心者の方にも分かりやすく徹底解説します。コンプライアンスを遵守し、適切な支援体制を整えるためのガイドとしてご活用ください。

特定技能1号における「定期面談」の基礎知識

特定技能1号外国人を雇用する「特定技能所属機関」には、外国人が安定的・円滑に活動できるよう職業生活・日常生活・社会生活上の支援を行う義務があります。その中核となるのが「定期的な面談」です。

• 実施頻度：3ヶ月に1回以上実施しなければなりません。
• 対象者：1号特定技能外国人本人だけでなく、その人を直接「監督する立場にある者（上司等）」の両方と面談が必要です。
• 実施者：企業の「支援責任者」または「支援担当者」が直接行います。

※登録支援機関に支援を全部委託している場合は、登録支援機関の担当者が実施します。

支援担当者が面談で実施すべき「5つの重要タスク」

定期面談は単なる雑談ではありません。運用要領では、以下の内容を実施することが支援担当者の「義務」として定められています。

1. 労働状況・生活状況のヒアリング

現在の労働条件が適切か、私生活で困りごとがないかを確認します。残業代の未払いやハラスメントの有無、住居環境の不備など、多角的な視点でのチェックが求められます。

2. 必要な情報の再提供（リマインド）

入国直後の「生活オリエンテーション」で伝えた情報を、必要に応じて改めて提供します。

・日本の生活ルール（ゴミ出し、交通ルール等）

・防災・防犯に関する知識

・急病時の対応方法や医療機関の案内

これらを定期的に復習することで、トラブルを未然に防ぎます。

3. 法令違反を知った場合の「通報」

面談を通じて、労働基準法違反（長時間労働や賃金不払等）や入管法違反（資格外活動や在留カードの取上げ等）の事実を知った場合、支援担当者は速やかに労働基準監督署や地方出入国在留管理局などの関係行政機関へ通報しなければなりません。

4. 理解できる言語でのコミュニケーション

面談は、外国人が十分に理解できる言語で実施することが義務付けられています。本人の日本語能力が不十分な場合は、通訳人を介在させる等の配慮が必要です。

5. 相談・苦情への適切な対応

面談で寄せられた相談や苦情に対しては、遅滞なく適切な措置を講じなければなりません。必要に応じて行政機関へ同行し、手続きを補助することも支援内容に含まれます。

オンライン面談（テレビ電話等）を活用する際の厳格なルール

近年の改正により、オンライン会議システム等を活用した面談も認められるようになりました。しかし、適正な実施を担保するために以下の留意事項が定められています。

• 事前の同意：1号特定技能外国人支援計画書において、オンライン面談の実施について本人の同意を得ておく必要があります。
• 録画の保存義務：オンライン面談の様子を録画し、そのデータを雇用契約終了日から1年以上保存しなければなりません。
• 介入の防止：周囲に第三者がおらず、本人が自由に発言できる環境であることを確認してください（部屋全体を映してもらう、イヤホンの有無を確認する等）。

※不審な点がある場合や、重大な相談がある場合は、改めて「対面」での面談を行う必要があります。

実施後に忘れてはならない「書類作成と保管」

面談を実施した事実は、以下の書類で記録に残す必要があります。これらは出入国在留管理局の監査（実地調査）の際に厳しくチェックされます。

• 定期面談報告書：外国人用（参考様式第5-5号）および監督者用（参考様式第5-6号）をそれぞれ作成します。
• 相談記録書：面談中に具体的な相談を受けた場合に記録します。
• 帳簿の保存：作成した書類やオンライン面談の録画データは、適切に社内で保管してください。

まとめ：定期面談は会社を守るための防波堤

定期面談を「面倒な事務手続き」と捉えてはいけません。早期に外国人労働者の不満や法令違反の芽を摘むことは、不法就労助長罪などの法的リスクから会社を守り、貴重な人材の離職を防ぐことにつながります。

もし、社内での対応が不安な場合や、言語の壁、書類作成の負担を感じる場合は、登録支援機関のサポートを受けることを強くおすすめします。

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