特定技能ビザ申請における様式書類の基本ルール

外国人雇用において、出入国在留管理庁（入管）への申請書類に不備や記載漏れがあると、審査の遅延や不許可に直結する大きなリスクが生じます。特に特定技能制度は、受け入れ企業（特定技能所属機関）の適格性や支援体制の透明性が厳格に審査されるため、定められた「参考様式書類」を正確に作成することが不可欠です。

まず、すべての申請書類作成において徹底しなければならない「共通の基本ルール」を押さえておきましょう。

• 本人が理解できる言語での作成と自筆署名：外国人が署名する書類（雇用契約書、支援計画書、説明書等）は、本人が十分かつ完全に理解できる言語（母国語や対訳）で作成しなければなりません。内容を正しく理解させた上で、必ず外国人本人の自筆署名を得る必要があります。
• 事実との相違・虚偽記載の厳禁：申請内容に虚偽や事実と異なる記載があった場合、在留資格が許可されないだけでなく、不適正な受入れを行ったとして企業側が欠格事由に該当する恐れがあります。最悪の場合、今後5年間にわたり外国人の受け入れが全面停止される厳しいペナルティを受けることになります。

以下より、特定技能の申請時に提出が必要となる主要な様式書類と、それぞれの作成ポイントを分かりやすく解説します。

参考様式第1-3号（別紙）受診者の申告書

外国人本人が健康診断を受診する際、持病や過去の病歴（既往歴）などを隠さず正確に医師へ申告したことを証明するための書類です。

• 作成のタイミング（受診後）：通院歴、入院歴、手術歴、投薬歴のすべてを医師に正確に伝えたかを確認する書面であるため、必ず健康診断を受診した「後」に作成・署名を行わなければなりません。受診前の日付で作成されたものは無効となります。
• 言語と署名：申請人が十分に理解できる言語を用いて作成し、本人による自筆署名が必要です。

参考様式第1-4号 特定技能外国人の報酬に関する説明書

特定技能外国人に対して、日本人社員と同等額以上の報酬（給与）を設定している理由およびその決定根拠を客観的に説明する書類です。

• 比較対象とする日本人社員の決定：同等の技能・職務責任を持つ日本人労働者が社内にいる場合は、その者を比較対象とします。該当者がいない場合は、最も近い職務を担う日本人と比較し、役職・職務内容・責任の程度などの明確な決定根拠を具体的に記載します。
• 技能実習生からの移行時の取り扱い：技能実習2号を完了した者は概ね3年、3号を完了した者は概ね5年の実務経験者として取り扱う必要があります。そのため、技能実習修了時の給与額を上回ることはもちろん、同等経験を持つ日本人技能者の賃金水準と比較して不当に低くならないよう設定しなければなりません。

参考様式第1-5号 特定技能雇用契約書

受入れ企業（特定技能所属機関）と外国人との間で締結する、雇用の権利義務関係を定める基本契約書です。

• 業務内容の正確な記載：特定技能の各分野における省令や運用要領で認められている「主たる業務」および「関連業務」の範囲を明確に記載します。なお、専ら関連業務のみを行わせるような契約設定は認められません。
• 違約金・保証金の禁止：「途中で退職した場合は違約金を支払う」「保証金として給与の一部を預かる」といった、不当に金銭や財産の移転を予定する契約条項を含めることは違法であり、固く禁止されています。
• 一時帰国への配慮：外国人本人が母国へ一時帰国を希望した場合、必要な有給休暇（または無給休暇）を取得できるよう配慮する旨を契約書内に明記する必要があります。

参考様式第1-6号 雇用条件書（別紙「賃金の支払」を含む）

労働時間、休日、給与手当、控除項目などの具体的かつ詳細な労働条件を明示するための書面です。

• フルタイム要件の確認：特定技能ビザでは原則としてフルタイム雇用が必須となります。「労働日数が週5日以上かつ年間217日以上」、さらに「週の労働時間が30時間以上」の基準を満たしているか確認してください。
• 変形労働時間制を採用する場合：1年単位の変形労働時間制などを採用している企業の場合、労働基準監督署に届け出済みの協定書の写しや、本人の理解言語で作成した年間労働カレンダーの添付が必要です。
• 給与控除額の適正性（別紙）：社宅の家賃や食費などを給与から天引き（控除）する場合は、控除の名目と金額を正確に記載し、本人の合意を得る必要があります。居住費等は実費相当額でなければならず、相場から乖離して高額すぎる場合は追加立証を求められます。
• 給与支払方法の同意：給与の銀行口座振込（またはデジタル払い）について、外国人本人から事前の同意を得ていることを明記します。

参考様式第1-10号 技能移転に係る申告書

技能実習生などを経て特定技能へ移行する際、日本で修得・習熟した技能や知識を将来的に母国へ移転・還元するよう努めることを本人が申告する書類です。

• 趣旨の理解と自筆署名：「将来的な技能移転に努めること」を申告するものであり、実際に帰国した後の成果までを証明させるものではありません。しかし、本人がその制度趣旨をしっかり理解した上で、母国語等の理解言語で作成された書面に自筆署名を行うことが必須となります。

参考様式第1-11-1号 特定技能所属機関概要書

外国人を受け入れる企業の会社概要、事業内容、売上高、常勤職員数、過去の外国人受入実績などを詳細に申告する資料です。

• 公的資料との整合性：会社の登記事項証明書、決算書、賃金台帳、労働保険・社会保険の届出書などの公的資料と照らし合わせ、資本金、売上高、常勤従業員数などを正確に記載します。数字の食い違いは審査遅延の原因となります。
• 自社支援体制の判断基準：登録支援機関に支援を委託せず、受入れ企業自ら支援を行う（自社支援）場合、この概要書に記載された社内体制や過去の雇用実績が重要な判断材料となります。

参考様式第1-16号 雇用の経緯に係る説明書

外国人を採用するに至ったルート（自社直接募集、海外送出機関、国内人材紹介会社など）や、紹介料などの費用の有無・内訳を明示する書類です。

• 違法ブローカーの関与防止：仲介事業者や送出機関等に対して、外国人本人やその親族が違法な保証金や違約金契約を結ばされていないかを厳重に確認した上で作成します。関与したすべての機関の名称、支払費用、その内訳を漏れなく記載してください。
• 本人の理解と署名：記載された費用内訳等について、本人が十分に理解できる言語に翻訳し、内容を正しく理解させた上で本人署名を得る必要があります。

参考様式第1-17号 １号特定技能外国人支援計画書

1号特定技能外国人に対して実施することが法律で義務付けられている「10項目の義務的支援」（事前ガイダンス、出入国時の送迎、住居確保、生活オリエンテーション、日本語学習支援、相談苦情対応、定期面談等）の具体的内容や実施体制を定める計画書です。

• 支援費用の本人負担禁止：義務的支援に要する費用（通訳費、送迎交通費、生活オリエンテーション費用等）は、直接的・間接的を問わず外国人に負担させてはなりません。全額企業側の負担とすることを徹底・明記します。
• 実施体制の具体化：支援責任者および支援担当者の氏名、相談に対応する言語、各支援の実施予定時間や回数などを具体的に記載する必要があります。
• 理解言語での合意：本人が理解できる言語で作成し、支援計画の内容を理解させた上で同意の署名を得てください。

参考様式第1-23号 特定技能所属機関の役員に関する誓約書

受入企業の全役員（取締役、執行役、監査役等）が、入管法や労働関係法令で定められた「欠格事由」（過去5年以内の禁錮刑以上の処罰、労働法令違反による処罰、不正行為等）に該当しないことを誓約する書類です。

• 役員全員の確認と漏れのない記載：登記されている役員全員の氏名・役職を漏れなく記載します。欠格事由に該当する役員がいないかを事前に社内で厳重確認の上、会社の代表責任者（代表取締役等）が記名押印または署名を行います。

参考様式第1-25号 登録支援機関との支援委託契約に関する説明書

1号特定技能外国人の支援計画の実施を外部の「登録支援機関」へ委託する場合に、その委託契約の内容や委託費用の額・内訳を申告する書類です。

• 委託内容の明記：支援計画の「全部委託」か「一部委託」か、委託する範囲を明確に記載します。また、支援機関へ支払う委託費用の月額および内訳を正確に記入します。
• 本人負担の禁止誓約：登録支援機関への委託費用を、外国人の給与から控除するなどして本人に負担させていないことを明確に確認・誓約します。

参考様式第1-32号 ２号特定技能外国人の業務内容に関する誓約書

熟練した技能を持つ「特定技能2号」の外国人を受け入れる際、担当する業務内容が高度な熟練技能（自らの判断による専門業務や、現場での指導・管理業務）であることを証明・誓約する書類です。

• 1号・技能実習生との職務の違いの明確化：単なる現場の定型作業（1号と同等の作業）ではなく、どのような専門的判断や工程管理、後輩への指導業務を行うのかを具体的に記載します。
• 指導対象者一覧の記載：分野ごとに定められた必要人数（例：製造業分野では2名以上、自動車整備分野では1名以上など）の指導対象社員（同一事業所にフルタイム勤務する日本人や後輩社員等）の氏名、在留カード番号等を正確に記載する必要があります。
• 虚偽記載のリスク：記載内容に事実と異なる点がある場合、在留資格の取り消しや企業の受入停止（欠格事由）に直結するため、極めて慎重な作成が求められます。

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