外国人を「技術・人文知識・国際業務」（以下、「技人国」）の在留資格で採用する場合、申請にあたって「採用理由書」を提出することがあります。

採用理由書は、すべての申請で必ず提出が義務付けられている書類ではありません。しかし、外国人を採用する背景や、入社後に担当する業務の専門性について詳しく説明する必要がある場合には、会社側の事情を具体的に証明するための非常に重要な資料となります。

では、採用理由書には具体的にどのような内容を記載すればよいのでしょうか。

例えば、

• 「人手不足のため採用しました」
• 「本人が優秀だったため採用しました」
• 「外国人のお客様が増えたため採用しました」

といった簡素な説明だけでは、なぜその人を技人国で採用する必要があるのか、入社後にどのような専門的仕事をするのかが出入国在留管理局（入管）に十分伝わらない場合があります。

採用理由書を作成する際は、単に「採用した理由」を述べるのではなく、

という論理的な流れで説明することが重要です。

この記事では、技人国の申請で許可率を高める採用理由書を作成する際に、どのような内容を記載すべきか、具体的な書き方や実務上のポイントを網羅して解説します。

---

採用理由書とは？役割と重要性を解説

採用理由書とは、企業が外国人を採用することになった経緯、入社後に担当する業務、採用の必要性などを、入管（出入国在留管理局）に対して詳細に説明するための書類です。

雇用契約書や雇用条件書には、職種、給与、勤務時間、契約期間などの基本的な労働条件が記載されています。

一方で、それらの基本書類だけでは、

• なぜこの会社が今、人材を採用するのか
• なぜ日本人ではなく、外国人を採用する必要があるのか
• 実際に現場でどのような専門的仕事をするのか
• 申請人の学歴・職歴が業務にどう活かされるのか
• 入社後にどのような研修体制で仕事・実務を覚えていくのか
• 将来的にどのようなキャリアや役割を任せるのか

といった個別具体的な事情までは十分説明できないことがあります。

採用理由書では、こうした「会社側の採用事情」と「申請人（外国人本人）の経歴・専門性」を接合し、具体的に説明します。

特に技人国の申請では、申請人がこれまで大学や専門学校で学んできた学識・経験と、実際に従事する業務との「関連性（論理的整合性）」が厳しく審査されます。

そのため、採用理由書を作成する場合も、単に「この人を採用したい」という気持ちを伝えるのではなく、

という事実が、第三者である審査官にひと目で伝わるように作成することが重要です。

---

採用理由書に記載すべき6つの必須項目

採用理由書を作成する場合は、次のような項目を具体的に整理して記載すると、説得力が大幅に高まります。

1. 業務内容の具体的説明（1日・1週間のスケジュール含む）
2. 申請人の専攻・職歴と業務内容との関連性
3. 入社時の研修・育成体制
4. 特定技能・技能実習生など他の在留資格との業務内容の違い
5. 社内における外国人の受入状況
6. 入社後のキャリアパスと期待する役割

それぞれの項目について、詳しく見ていきましょう。

---

① 業務内容を具体的に説明する

まず最も重要なのが、申請人が実際に現場でどのような仕事をするのかを具体的に説明することです。

「営業を担当する」「ホテルのフロント業務を担当する」「システムエンジニアとして勤務する」といった大まかな職種名だけではなく、実際の仕事内容までブレイクダウンして説明しましょう。

例えばホテル業界であれば、単に「接客」と書くのではなく、

• フロントでのチェックイン・チェックアウト対応
• 外国人宿泊客への多言語案内・カスタマーサポート
• 予約管理システム（PMS）の運用・データ入力
• 海外顧客からの電話・メール問い合わせ対応
• 館内設備や周辺観光情報の外国語案内ポスター作成
• 外国語を活用した接客プロプロトコルの策定
• 海外OTA（オンライン予約サイト）への掲載情報更新・価格調整
• インバウンド（外国人観光客）向け宿泊プランの企画・立案

など、具体的な業務項目を箇条書きを交えて詳細に記載します。

「ホテルのフロント業務」と一言で済ませるのではなく、「どのような場面で、専門的知識や語学力を活かして何をするのか」まで説明することがポイントです。

同じ業務を行っている従業員の1日の流れを説明する

採用理由書では、申請人が現場で担当する実務をより具体化するため、現在社内で同じ業務を行っている先輩社員の「1日のスケジュール」を記載する方法が非常に有効です。

このように、職種名や業務項目だけでなく、実際の勤務イメージを1日の流れとして示すことで、単純労働ではなく「技人国」の要件を満たす専門業務であるという根拠を補強できます。

同じ業務を行っている従業員がいない場合（新規ポジション）

新規事業の立ち上げや、社内で初めて専門人材を採用するケースなどでは、現在同じ業務を行っている従業員がいないこともあります。

このような場合でも、「新規ポジションだから書けない」とするのではなく、申請人の入社後に予定している業務をもとに、「どのような1日の勤務になる予定なのか」を仮定して具体的に説明します。

新設ポジションの場合には、特に「なぜそのポジションを新設する必要があるのか」「その人材を採用することで、どのような事業上の課題を解決し、どのような業務を行ってもらうのか」を論理的に説明することが大切です。

ただし、審査を通すためだけに実態と異なる嘘の業務を書いたり、「技人国」の要件に強引に合わせるため意図的に仕事内容を作り込んだりしてはいけません。入管の提示要請や現地調査が入った際に実態と乖離していると、虚偽申請とみなされるリスクがあります。会社が実際に予定している実務内容を誠実に整理して記載しましょう。

1日の流れだけでなく、1週間の仕事の流れも説明する

業務の性質によっては、1日のルーティンだけでは全体の仕事内容を説明しきれない場合があります。

その場合は、1週間の業務サイクル（ウィークリー施策）を提示するのも効果的です。

• 月曜日：週次全体ミーティング参加、前週の販売状況分析・レポート作成
• 火曜日：顧客からの問合せ対応、商談用プレゼン資料の作成（多言語）
• 水曜日：海外取引先とのオンライン打ち合わせ・交渉
• 木曜日：新規ターゲット層向けのマーケティング活動・市場調査
• 金曜日：今週の売上集計、翌週の営業・集客計画の立案

特に営業、マーケティング、管理部門、海外事業関連など、曜日によって担当業務が変動する職種では、1週間の流れを示すことで、業務の幅広さと専門性をより明確に伝えることができます。

採用が必要な理由を具体的に説明する

業務内容と併せて、「なぜ今、新しく人材を採用しなければならないのか」という背景を詳しく説明します。

「慢性的な人手不足だから」という単純な理由だけではなく、会社が直面している定量的な事情まで説明するのがポイントです。

【人材不足・事業拡大による採用】
従業員不足を理由とする場合は、以下のような具体的な数字や事実を盛り込みます。

• 現在の従業員数と対応限界
• 受注量・業務量の推移（前年比〇％増など）
• 新店舗の開設・新拠点の設立
• 新規事業の立ち上げ計画
• 売上高・顧客数の推移

（例文）
「事業拡大に伴い海外取引先が前年比150%に増加しており、現在の営業担当者2名のみでは迅速な顧客対応および契約交渉が困難となっております。ついては、海外営業体制を強化し事業機会の損失を防ぐため、新たに専任の営業担当者を採用することといたしました。」

【特定の知識・経験を持つ人材が必要なケース】
社内にない専門スキルを求めて採用する場合は、その必要性を論証します。

• 特定のプログラミング言語（Python, Java等）の開発実務経験
• 海外市場向け営業・マーケティングの実務ノウハウ
• 貿易実務・通関手続きに関する専門知識
• 海外サプライチェーン管理・生産管理の経験

「専門人材が必要である」と主張するだけでなく、自社のどのプロジェクトに、なぜその知識・技術が必要不可欠なのかを具体化します。

【多国籍の人材が必要なケース】
ホテル、観光、貿易、海外進出企業などでは、外国人の感性や言語能力が必要になります。

• 外国人顧客の利用割合（全体の〇%が外国人観光客等）
• 取引を行っている国・地域（中国、ベトナム、欧米など）
• 必要とされる高度な語学力（ネイティブレベルの言語運用能力）
• 海外取引先との日常的な交渉状況

定量的データを交えて説明することで、「外国人材でなければならない理由」に説得力が生まれます。

---

② 申請人の専攻・職歴と業務内容との関連性を説明する

技人国の審査において最も重視されるポイントの一つが、「申請人本人の専攻・経歴」と「担当する業務内容」との関連性（論理的つながり）です。

「会社として人材が必要である」ことと「なぜこの申請人でなければならないのか」を一本の線でつなげて説明する必要があります。

例えば、申請人が大学で経営学を専攻し、入社後に営業企画やマーケティング業務を担当する場合、次のように記載します。

（例文）
「申請人は〇〇大学において経営学部経営学科を専攻し、マーケティング論、経営戦略論、企業財務等について体系的に学んでおります。今回担当させる営業企画業務においては、大学で修得したマーケティング分析や経営戦略に関する学識を活用し、顧客データの分析や新規市場参入における販売戦略の立案等に従事してもらう予定です。」

このように、「大学等での履修内容」→「入社後の担当業務」→「知識の具体活用」というロジックで説明します。

「専攻」と「業務」を具体的につなげる3ステップ

関連性を整理する際は、以下の3要素を洗い出してから文章化すると非常にスムーズです。

例えば、情報系の学部を卒業した人がシステムエンジニアとして採用される場合は、以下のように記述します。

（例文）
「申請人は〇〇大学工学部情報工学科において、プログラミング言語（Java, C++）、データベース論、ネットワーク構築等について専攻しております。入社後は、当社が自社開発する基幹業務システムの設計、プログラム開発、テストおよび導入後の保守・運用業務を担当させる予定です。大学で修得したプログラミングおよびデータベース構築に関する専門知識は、当社のシステム開発業務を遂行する上で直接的に活かされるものであります。」

職歴がある場合は、実務経験との関連性も説明する

申請人に過去の職務経験がある場合は、学校での専攻内容に加えて、これまでの実務経歴と今回の業務との関連性もアピールできます（特に中途採用や、母国・前職でのキャリアがある場合）。

（例文）
「申請人は大学にて国際関係学を専攻したほか、大学卒業後は前職の〇〇株式会社において約3年間、海外取引先を対象とした営業および貿易実務に従事しておりました。今回の採用におきましては、当社の海外営業担当として、海外顧客との商談、英文契約書の作成・交渉、輸出入に伴う通関手続の調整等を担当する予定です。大学で培った国際関係に関する知識および前職での約3年間にわたる海外営業の実務経験は、当社の海外事業拡大において即戦力として大いに発揮されるものと判断しております。」

学歴・職歴・今回の業務内容が一連のストーリーとして矛盾なくつながっていることを示すのが成功の鍵です。

---

③ 入社時の研修体制を説明する

技人国の申請では、「入社直後から高度な専門業務ができるのか」「現場での受け入れ・育成体制は整っているのか」もチェックされます。

特に新卒採用や未経験分野からの転職の場合、適切な研修・OJT体制が整っていることを示すことで、審査官に安心感を与えることができます。

（スケジュール例）

• 入社第1週：全体研修（会社概要、就業規則、コンプライアンス、ビジネスマナー研修）
• 2週間目〜1ヶ月目：配属部署での基礎研修および先輩社員によるOJT指導
• 2ヶ月目〜3ヶ月目：先輩社員のサポートのもと、実際の担当実務を一部実施
• 4ヶ月目以降：単独で担当業務を遂行し、徐々に難易度の高い専門業務へ移行

具体的にどのような研修を行うのか

「研修を行います」と一言書くだけでは不十分です。業務に即した研修カリキュラムの内容を具体的に記載します。

ホテル業界の例：

• ホテル業界における接客マナーおよび接遇用語研修
• 自社予約管理システム（PMS）の基本操作トレーニング
• チェックイン・チェックアウト手続きの実務ロールプレイング
• 館内設備、周辺観光スポット、アクセス情報の把握
• インバウンド顧客からの特殊な問合せ・クレーム対応マニュアルの習得

どのくらいの期間研修を行うのか

研修の期間を明確にします。「一定期間」ではなく「入社後〇ヶ月間」と示します。

（例文）
「入社後1ヶ月間は、専任の教育担当者（先輩社員）によるマンツーマンのOJT研修を実施し、業務の基礎知識および社内ツールの使用方法を習得させます。」

最初に行う業務と、将来的な業務へのステップアップ

（例文）
「入社直後は先輩社員の指導・同行のもと、基本的な予約データの入力や定型的な問い合わせ対応などの基礎業務から開始します。業務の習熟度を確認しながら段階的にステップアップし、入社3ヶ月以降は外国人客からの高度な問合せ対応や、海外OTAの掲載プランの企画・管理業務を本格的に任せていく計画です。」

※注意点：最終的に従事する業務が、技人国の在留資格として認められる「専門的・技術的分野の業務」であることが前提です。

---

④ 特定技能・技能実習生との業務内容の違いを説明する

社内にすでに「特定技能」や「技能実習生」の外国人が在籍している場合、今回採用する「技人国」の外国人が、彼らとどのように異なる業務・役割を担うのかを明確に区別して説明する必要があります。

同じ現場や同じ店舗で働く場合、入管から「技人国として採用しているが、実際は特定技能や技能実習生と同じ単純作業を行わせるのではないか？」と疑われるリスクがあるためです。

製造業の例における役割分担表：

在留資格	主な担当業務・役割の違い
技術・人文知識・国際業務（技人国）	生産ラインの工程改善、生産データ分析、品質管理規格の策定、CADを用いた図面設計、現場指導
特定技能1号	製造現場における製品の組立、金属加工、目視検査等の技能業務全般
技能実習	技能実習計画に基づき、基本技能を修得するための現場実習作業

（文章での説明例）
「当社工場では現在、特定技能1号の外国人5名が製造現場において製品の加工・組立作業に従事しております。これに対し、今回採用する申請人（技人国）につきましては、大学で機械工学を専攻した高度な学識を活かし、製造現場の作業ではなく、生産工程全体の効率化・改善案の立案、CADによる設備設計、品質データの統計分析および品質管理基準の作成といった技術的・頭脳的業務を担当させます。このように、現場作業に従事する特定技能外国人とは明確に業務範囲および役割を切り分けております。」

「外国人スタッフの管理」と書く際の注意点

既存の特定技能外国人や技能実習生がいる企業において、採用理由書に「既存の外国人スタッフを管理・指導させるために採用します」と記載するケースが多々あります。

しかし単に「外国人スタッフの管理」とだけ書くと、具体的にどのような業務を行うのかが伝わらず、不許可の原因になることがあります。「管理」の具体的な内訳を以下のように詳細化しましょう。

• シフト調整および勤怠管理・作業スケジュールの策定
• 生産目標に対する進捗管理および工程調整
• 作業マニュアルの多言語化（翻訳）および安全衛生教育の実施
• 現場作業手順の指導および品質チェック
• 現場スタッフと日本人管理者・本社との間の通訳・意思疎通の円滑化
• 現場からの改善提案の集約および業務プロセス改善

その上で、なぜその管理業務を申請人に任せる合理性があるのか（語学力、専門知識、マネジメント力など）を説得力をもって記述します。

---

⑤ 外国人の受入状況を説明する

すでに外国人を雇用している企業であれば、現在の外国人社員の受入状況や実績について触れておくことで、外国人材の受入体制やコンプライアンス意識が整っている企業であることをアピールできます。

（例文）
「当社におきましては現在、全社で5名の外国人社員が在籍しております。具体的には、『技術・人文知識・国際業務』の在留資格にてIT事業部（システムエンジニア）に2名、海外事業部（海外営業）に1名、また『特定技能1号』にて店舗運用部門に2名が稼働しております。」

あわせて、以下の要素を整理して記載すると効果的です。

• 所属している部署・職種
• 在留資格ごとの人数
• 実際に担当している専門業務
• 今後の外国人材の増員計画や事業拡大の展望

（例文）
「現在、海外営業部門では2名の外国人社員（技人国）が東南アジア市場の開拓で活躍しております。今後さらに欧米市場への進出を計画しており、今後2年間で新たに3名程度の高度外国人材（技人国）を追加採用し、国際事業部の体制を拡張していく方針です。」

すでに自社で活躍している同職種の外国人社員がいる場合は、今回採用する申請人が組織の中でどのような立ち位置になるのか（補佐、チームメンバー、リーダー候補など）を説明する際にも役立ちます。

---

⑥ 入社後のキャリアパスを説明する

採用理由書では、入社直後の担当業務だけでなく、中長期的にどのようなキャリアを歩ませ、将来どのような役割を期待しているのかを示すことも重要です。

キャリアパスを示すことで、会社がその外国人を一時の穴埋め（単純労働）としてではなく、中長期的な幹部候補・専門人材として計画的に育成・雇用しようとしていることが入管に伝わります。

すでに同じ職種の外国人がいる場合はモデルケースにする

すでに社内で活躍している先輩外国人社員がいる場合は、その社員のキャリア展開を実例として提示すると、非常に説得力が増します。

（例文）
「当社では3年前に同職種にて〇〇氏（中国籍・技人国）を採用いたしました。入社当初は先輩社員の指導のもと基本的な顧客対応や市場データ収集を担当しておりましたが、実務経験を重ねた現在では、中国市場向けプロジェクトのリーダーとして海外クライアントとの直接交渉や新商品の企画立案を任せるまでに成長しております。今回採用する申請人につきましても、〇〇氏と同様の育成計画のもと、将来的に海外事業を牽引するコアメンバーへと育成していく方針です。」

実際の社内実績を示すことで、申請人の入社後のキャリア展開が単なる絵描いた餅ではなく、現実的な計画であることを証明できます。

---

採用理由書では「会社側」と「申請人側」の両方を説明する

採用理由書を作成する際に最も陥りがちな失敗が、「会社側の都合・事情」ばかりを書いてしまうことです。

例えば、

「インバウンドの外国人観光客が急増しており、外国語対応ができるスタッフが現場に不足しているため採用しました。」

という説明だけでは、「なぜ外国語対応が必要なのか」は分かりますが、「なぜ数ある応募者の中から、この申請人でなければならないのか」という疑問に対する答えになっていません。

説得力のある採用理由書を作るには、必ず「会社側の事情」と「申請人側の事情」の2つの軸を交差させて説明する必要があります。

会社側の視点（採用の必要性）	申請人側の視点（適合性・専門性）
どのような事業を行っているのか なぜ今、新しいポジションや増員が必要なのか どのような専門業務を任せるのか 外国人を雇用することで解決できる課題は何か	どのような学校・学部・学科を卒業したのか 何を専攻し、どのような専門知識を修得したのか どのような職務経験やスキルを持っているのか その知識・経験が自社の業務にどう活きるのか

つまり、

という三位一体の関係性が論理的に伝わるように文章を組み立てることが最大のポイントです。

---

採用理由書は「具体性」が命！NG例とOK例で比較

採用理由書を作成する際に最も意識したいのが、徹底的に「具体化」することです。抽象的な言葉を並べても入管の審査官には響きません。

NG例（具体性が低い例）とOK例（具体性が高い例）を比較してみましょう。

NG例（具体性が低く、不許可になりやすい例）

【NGの理由】

• なぜ人手不足なのか（背景や定量的データの不足）
• 「優秀」とは具体的になにが優秀なのか不明
• 「営業業務全般」では単純作業（飛び込み営業やビラ配り等）が含まれていないか判断できない
• 本人の学歴・専攻と営業業務との関連性が一切説明されていない
• 育成計画や研修体制が全く見えない

OK例（具体性が高く、審査官に伝わりやすい例）

【OKの理由】

• 採用背景：ターゲット市場と問い合わせ180%増という具体的データ
• 申請人の経歴：大学での専攻（機械工学）と前職での3年間の営業経験
• 関連性：機械知識×語学力×営業経験が自社の技術営業に直接活きる論理構造
• 業務内容：仕様打ち合わせ、見積作成、契約交渉など具体的かつ専門的
• 育成・将来：1ヶ月のOJT研修から将来の戦略立案・指導までのストーリーが明快

「外国人だから採用した」だけでは不十分

採用理由書を作成する際には、「外国人だから必要」という単純な説明に終始しないよう注意が必要です。

×「外国人のお客様が増えているため、外国人を採用しました。」

◯「外国人観光客の利用が全体の40%を超えており、特にベトナム語・英語による電話やメールでの高度な問合せが増加しております。そのため、ベトナム語および英語でのカスタマーサポート、海外向け予約サイト（OTA）の運用管理、ならびにインバウンド向けサービスの企画・改善を専門的に担当できる人材が必要となりました。」

このように、「外国人を採用することで、会社のどのような事業課題を解決できるのか」まで踏み込んで説明します。

さらに、単に「外国語が話せるから」という理由だけでは、技人国の要件である「学術的背景（専門性）」を満たさないと判断されるリスクがあります。外国語運用能力に加えて、本人が大学等で学んだ専攻分野（マーケティング、経済学、情報学、工学など）と実務との結びつきを必ず盛り込みましょう。

---

採用理由書を作成するときの最終チェックリスト

採用理由書を作成し終えたら、提出前に以下のチェックリストで漏れがないか確認しましょう。

---

採用理由書だけでなく、申請全体の整合性が重要

ここまで採用理由書の書き方やポイントについて解説してきましたが、採用理由書をどれだけ完璧に書いても、それだけで「技人国」の在留資格が必ず許可されるわけではありません。

入管の技人国審査では、採用理由書単体ではなく、申請書類全体の「整合性（一致しているか）」が総合的にチェックされます。

そのため、採用理由書を作成する際も、以下の他の申請書類との間に内容の矛盾や齟齬がないかを徹底的に確認することが極めて重要です。

• 雇用契約書 / 雇用条件書
• 履歴書（職務経歴書）
• 卒業証明書 / 成績証明書（履修科目）
• 会社案内 / 企業の事業内容に関する資料 / 決算書

特に注意が必要なのは、「採用理由書では高度で専門的な業務を行うと書いているにもかかわらず、雇用契約書や会社案内の実態を見ると、単純作業（清掃、ベッドメイク、ライン作業、レジ打ち等）が中心になっているケース」です。このような矛盾があると、不許可になるだけでなく、虚偽申請を疑われる恐れがあります。

採用理由書は、実際の仕事内容を実態以上に良く見せるための飾り付けの書類ではありません。

会社の実際の採用事情や予定している業務内容を正確かつ論理的に整理し、その内容が「技人国」の在留資格要件にしっかりと合致していることを、審査官に対してわかりやすく説明するための書類として作成することが本質です。

---

まとめ：ポイントを押さえて許可率を高める採用理由書を作成しよう

技人国の採用理由書を作成する際には、「なぜこの外国人を採用するのか」という結論だけを記載するのではなく、採用に至った企業の背景から入社後の具体的業務、教育体制、将来的なキャリアパスまでを論理的かつ具体的に説明することが重要です。

復習として、以下の6つの整理ステップを意識しましょう。

採用理由書を作成するときは、

「会社にどのような仕事があるのか」
↓
「なぜその仕事を行う人材が必要なのか」
↓
「なぜ申請人を採用するのか」
↓
「申請人の専攻・職歴が業務にどう活かされるのか」
↓
「特定技能・技能実習生など、他の外国人とはどのように役割が違うのか」
↓
「入社後にどのような仕事を担当するのか」
↓
「将来的にどのような役割を担うのか」

というストーリーラインで整理すると、採用の必要性と妥当性が非常に伝わりやすい採用理由書に仕上がります。

また、同じ業務を行っている従業員がいない新設ポジションであっても、申請人が入社した場合に実際にどのような1日・1週間を過ごす予定なのかをタイムスケジュールとして可視化することで、予定している業務の専門性をしっかりと証明できます。

最も重要なのは、採用理由書だけでなく、申請書類全体で説明に一貫性（整合性）があることです。

技人国で外国人を採用する場合は、書類作成単体にとどまらず、本人の学歴・職歴と実際の業務内容との関係、他の外国人従業員との役割分担、そして会社の採用事情や雇用条件まで含めて、申請全体を戦略的に整えていきましょう。

---

「知らなかった」では済まされないリスクから会社を守るために。

当法人では、外国人雇用に関する最新情報や実務ポイントをお届けする無料メールマガジンを配信しています。

ぜひこの機会にご登録いただき、安心・安全な外国人採用にお役立てください。