特定技能制度を適正に運用する上で、避けて通れない最重要実務が「定期届出」です。2026年1月26日、出入国在留管理庁より令和8年度（2026年度）提出用の新作成要領と様式が公表されました。

今回の改正では、報告頻度が「年1回」に集約された一方で、自社支援か委託支援かによる役割分担や、報告内容の集計ルールがより厳格に規定されています。制度遵守（コンプライアンス）を徹底し、円滑な事務遂行を行うための実務ポイントを詳細に解説します。

定期届出の提出スケジュールと対象範囲

2026年度（令和8年度）の定期届出は、以下のスケジュールで進行します。

実務上の注意： 年度途中に退職した外国人や、年度末（3月31日）に1日だけ受け入れた場合であっても、当該年度の報告対象として計上する必要があります。

支援形態による提出内容・役割の違い

支援を自社で行っているか、登録支援機関に委託しているかにより、準備すべき項目が異なります。

ミスを防ぐ！算出ルールと「よくある不備」

新様式では月平均値を記載しますが、作成要領では間違いやすいポイントが明記されています。

数値算出の厳格なルール

• 平均値の端数処理：実労働日数、時間、給与額などはすべて「小数点第1位を四捨五入」して整数で記載します。
• 残業代の記載：「うち超過労働給与額」には、割増分（0.25倍など）だけでなく、時間外手当分全額（1.25倍分など）を記載してください。
• 昇給率の算出：同一資格で継続2年以上雇用している場合に記載します。昇給していない場合の昇給率は「0.0%」と記載し、100%や105%と記載しないよう注意が必要です。

よくある形式不備

• 宛名の誤り：「氏名又は名称」欄には、事業所名ではなく、法人番号が指定されている「本社」の名称を記載してください。
• ログインアカウント：電子届出を行う際は、必ず受入企業側（特定技能所属機関）のアカウントでログインしてください。登録支援機関のアカウントからの提出は認められません。

提出が必要な「所属機関に関する公的な書類」の内容

定期届出では、以下の書類の原本または写しの添付が求められます。

書類提出が「省略」可能となる条件

電子届出システムを活用し、かつ以下の基準を満たす優良な機関は、上記の公的書類の提出を省略可能です。

• 過去3年間に指導勧告書の交付や改善命令処分を受けていないこと。
• オンライン申請をオンライン、各種届出を電子届出で行っていること。
• 上場企業、相互会社、または源泉徴収税額が年間1,000万円以上の機関など。
• 特定技能所属機関として3年以上の受入れ実績があり、債務超過でない法人。

実務を円滑に進めるための準備アクション

提出期限である5月31日に向けて、早期に以下の準備に着手することをお勧めします。

1. 対象者データの先行集計：賃金台帳・出勤簿に基づき、月ごとの集計表を整理する。
2. 電子届出システムの利用者登録：システム未登録の場合は、余裕をもって事前登録を完了させる。
3. 委託先との連携フロー確定：支援委託先と、署名（別紙2）の回収期日や内容確認のスケジュールを合意しておく。

今回解説した定期届出をはじめ、特定技能制度の運用には細かなルールが数多く存在します。書類一つ、計算一つの不備が、将来的な受入れ停止などの重大なリスクに繋がる可能性も否定できません。

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